Privacyverklaring

/Privacyverklaring
Privacyverklaring2018-07-17T14:52:47+00:00

PRIVACYVERKLARING

Waarom een privacyverklaring? vvQ is verplicht om je te informeren over de manier waarop zij omgaat met persoonsgegevens. Deze informatie wordt vastgelegd in een zogeheten privacyverklaring. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die vvQ aan haar leden, vrijwilligers, donateurs en sponsoren aanbiedt.

De Privacyverklaring In deze Privacyverklaring maken we duidelijk hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Persoonsgegevens

Bij aanmelding als lid van vvQ worden de volgende persoonsgegevens gevraagd en door de ledenadministratie opgeslagen:

– voornaam / -letters;

– tussenvoegsel;

– achternaam;

– adres;

– postcode en woonplaats;

– telefoonnummer(s);

– geboortedatum;

– geslacht;

– E-mailadres;

– IBAN-nummer.

Door de ledenadministratie en penningmeester worden hieraan toegevoegd:

– lidmaatschapsnummer;

– betalingen.

Persoonsgegevens worden door vvQ verwerkt ten behoeve van administratieve doeleinden, ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor toernooien en bijeenkomsten.

Er worden persoonsgegevens opgeslagen van ca. 350 personen.

vvQ bewaart persoonsgegevens niet langer dan uiterlijk 2 jaar na de datum van opzegging.

Wel kunnen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens in het oud-ledenarchief worden opgenomen t.b.v. reünieredenen.

De financiële gegevens kunnen ca. 7 jaar bewaard worden.

Op ons sportpark kunnen er tijdens de trainingen, wedstrijden en/of activiteiten bij of van vvQ regelmatig beeld- en geluidopnames (ook video-opnames) worden gemaakt. Dit kunnen elftalfoto’s zijn, maar ook actiefoto’s waarop leden van vvQ, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of apps worden gebruikt.

Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via secretaris@quintus-voetbal.nl kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. vvQ heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actie- of sfeerbeelden of als het een afbeelding betreft die als nieuws(waarde) kan worden beschouwd waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

Bescherming persoonsgegevens.

vvQ hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. vvQ houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

– uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

– passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

– geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

– geen persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

– geen gebruik maken van digitale direct markering;

– op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vvQ zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Minderjarigen

Wij verwerken ook persoonsgegevens van minderjarige leden (jonger dan 16 jaar) zonder dat daarvoor expliciet schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger, e.e.a. op grond van:

– de aanmelding;

– de bevestiging van de aanmelding door het ledensecretariaat;

– de betaling van de contributie met inschrijfgeld.

Geautoriseerde medewerkers.

In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens.

Geautoriseerd zijn:

– de ledenadministratie;

– de penningmeester;

– het secretariaat;

– de voorzitter van de jeugdcommissie.

Persoonsgegevens verwijderen.

Het verwijderen van persoonsgegevens geschiedt door de ledenadministratie, uiterlijk 2 jaar na opzegging van het lidmaatschap; hierbij worden:

– regels in het excel-ledenbestand gewist;

– regels in het back-up bestand gewist;

– het mailadres uit de lijst met contactpersonen van de e-mailprovider verwijderd;

– het aanmeldingsformulier uit het mailbestand gewist;

– de hardware kopie van het aanmeldingsformulier versnipperd;

– relevante mailtjes verwijderd.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

– alle personen die namens vvQ van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens, hebben een vrijwilligersverklaring ondertekend en worden geacht hiernaar te handelen;

– wij hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

– wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

– papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, zijn opgeslagen achter slot en grendel;

– we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Privacyverklaring – website

vvQ heeft haar Privacyverklaring geplaatst op de website van de vereniging.

Wij verwijzen in al onze documenten (aanmeldingsformulier, enz.) waarin persoonsgegevens staan naar onze Privacyverklaring op deze website.

Wijzigingen

vvQ behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.

Contactgegevens

Secretariaat Voetbalvereniging Quintus

Grutto 1f

2295 PR Kwintsheul

secretaris@quintus-voetbal.nl